Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Aplikasi Absensi Online?

Sudah tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan teknologi digital saat ini sudah berdampak pada segala macam aktivitas. Hal tersebut dikarenakan cara penggunaannya yang lebih mudah dan cepat. Misalnya saja penggunakan aplikasi absensi online. Berkat software absensi berbasis cloud tersebut banyak perusahaan yang terbantu, terutama dalam mengelola absensi karyawan, sistem penggajian, time tracking dan sebagainya.

Sebelum teknologi aplikasi absensi online muncul, sebenarnya cara absensi karyawan sudah cukup bervariasi. Dari absensi manual melalui data pada lembaran kertas, keycards, hingga sidik jari atau fingerprint.

Mengingat banyaknya pilihan absensi karyawan saat ini, perusahaan perlu mempertimbangkan mana sistem absensi yang tepat untuk digunakan. Apakah cukup dengan cara manual, keycards, fingerprint, atau menggunakan aplikasi absensi online untuk kategori perusahaan besar.

Berikut ini yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih absensi karyawan terbaik, termasuk pentingnya pengelolaan absensi hingga memilih cara absensi menggunakan metode yang paling umum.

Mungkin muncul pertanyaan, mengapa absensi karyawan perlu dikelola dengan benar oleh perusahaan? Yang pertama, melalui pengelolaan absensi karyawan yang benar maka perusahaan secara langsung memberi perlakuan adil terhadap semua karyawan.

Adil yang dimaksud disini termasuk pemberian kompensasi yang adil juga sekaligus menjadi cara untuk mencegah perlakukan buruk perusahaan, misalnya tidak membayar hak karyawan (gaji lemburan atau cuti sakit). Jika absensi karyawan sudah diterapkan dengan benar berarti pihak perusahaan sudah mematuhi peraturan dan Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia.

Berikutnya, pengukuran jam kerja yang akurat melalui absensi karyawan sangat krusial bagi perusahaan. Ini untuk mencegah kerugian finansial yang biasanya muncul akibat ketidaksesuaian jam kerja yang sudah ditetapkan dengan jam kerja yang dihabiskan oleh karyawan.

Baca juga : Tips membuat resolusi 

Mengacu pada salah satu hasil studi, perusahaan rata-rata mengalami kerugian mencapai 373USD akibat sekitar 16 persen karyawan melakukan praktik penipuan terkait sistem absensi yang tidak akurat.

Meskipun aplikasi absensi online saat ini sudah banyak digunakan namun apakah semua perusahaan cocok menggunakan sistem bersebut? Jawabannya belum tentu. Pada prinsipnya, pilihan metode pengelolaan absensi karyawan tergantung dari jenis serta ukuran dari masing-masing perusahaanitu sendiri. Misalnya seluk beluk bisnis yang dijalankan, total keluar masuk anggaran, berapa jumlah karyawan dan lain-lainnya.

Jika perusahaan memiliki tak lebih dari 10 karyawan biasanya tidak membutuhkan solusi yang kompleks dan mahal terkait sistem absensi. Dengan kata lain penggunaan aplikasi absensi online belum begitu diperlukan. Cukup menggunakan sistem absensi manual pada lembaran kertas atau buku absensi yang mencatat data-data karyawan.

Sebaliknya untuk perusahaan-perusahaan skala besar dengan jumlah karyawan bahkan mencapai ribuan sangat membutuhkan solusi absensi seakurat mungkin. Dalam hal ini tentu saja perusahaan wajib menggunakan aplikasi absensi karyawan online.

Kendati kebutuhan pengelolaan absensi karyawan sangat tergantung dari jenis bisnis yang dijalankan, untuk perusahaan kecil juga wajib mempertimbangkan beberapa hal. Misalnya apakah perusahaan dalam membayar gaji karyawan menggunakan sistem bayaran per-jam, apakah sering melemburkan karyawan dan apakah sering ada shift mendadak. Nah, jika kondisinya seperti itu maka cara absensi karyawan yang akurat dan mudah didistribusikan merupakan pilihan terbaik.

Pada akhirnya untuk perusahaan skala menengah dan besar pilihan paling populer adalah aplikasi absensi online Talenta. Aplikasi absensi berbasis cloud ini memiliki fitur lengkap seperti GPS dan time tracking. Dengan aplikasi absensi Talenta perusahaan lebih mudah melakukan penjadwalan shift kerja, memonitor kehadiran karyawan secara real-time, dan secara otomatis memberikan laporan absensi bulanan.

Sebaliknya karyawan juga bisa mengunduh aplikasi absensi online Talenta secara gratis. Tentu saja aplikasi ini berguna bagi karyawan untuk melakukan absensi, pengajuan cuti atau hal-hal lain. Silakan Anda kunjungi Talenta.co untuk uji coba gratis software absensi Talenta selama 3 bulan.